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越精简汇报,就越困难

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很多人都觉得,能够在台上滔滔不绝的说辞,很了不起!汇报的PPT页数越多、内容越详细、呈现越花俏,就更优越!

真的是这样吗?实际上,决策者(和老板们)不一定有时间和耐性慢慢去阅读或聆听你的“完整汇报”。他们也没打算要听你“讲故事”,或看你“表演”。因为他们还有其他重要的公事私事等着处理,而你只是其中一项。他们要的不是无关痛痒的说法,而是精简、踏实的分析与建议。

我自己就有很深刻的亲身经历。

在2016年的一次高管会议,“智川总,我们只有10分钟的时间,赶紧说吧!”。10分钟?我用了三天准备的15分钟PPT汇报,还有彩色图表、案例参考,完全派不上用场。结果5分钟内,用了白板、麦克笔和口述完成汇报,再回答了两道提问,通过!

虽然之后也频频发生类似情况,但那第一次的“惊险”至今还历历在目。感受到自己所接触的领导都不喜欢拖泥带水,而是更偏向速战速决的。也因为那一次的经历,我重整了自己对汇报的想法和处理方式,简单的跟大家分享。

汇报首先必须明确目的,过程中条理清晰、重点突出,要做到态度坚定但不夸大、不隐瞒,也不说废话。永远站在听者的层次和角度去思考,他们希望通过你的汇报看到、听到什么?说很容易,实际上要达到这样的要求,思路清晰和果断建议很关键。

“汇报首先必须明确目的,过程中条理清晰、重点突出,要做到态度坚定但不夸大、不隐瞒,  也不说废话。”(图片来源:flickr)

思路不清晰,也搞不清楚什么是重要、不重要和其先后顺序,那汇报层次肯定是凌乱不清的。若不够果断,也只能都把所有的想法包括顾虑和考量都放进汇报里,让听者自行去做决定,自然也不会有什么好的效果。

行间甚至有一个趣味的说法,若担心需要对自己的汇报负责,就多放一些假设性和免责声明(Assumptions and Disclaimers)。比如:“各位,记得我是有保留意见的!”。错了!若你真的担心那么多,就应该加强汇报前的准备功夫。

准备的过程中多找资料、多找人交流、多参考过去或他人的经验,必须做到对自己的中心思想和论述了如指掌,甚至是打从心里很相信。在汇报前不停锻炼,怎么样的内容铺排才妥当?怎样的表达才足够清楚?怎么样才能够让他人接受?千万记得,若自己都没把握的事情,听者又怎么会有信心呢?

你不妨尝试一下,利用一两页纸总结要点以及两三分钟时间口述汇报。

现实总是残酷的,一般汇报就只有一次机会,若被拒绝了,受限于决策者的主观意识或公司的审批流程等因素,你想要再一次争取肯定难度更大。所以,必须把握好每个第一次,在有限的幅度与时间内,学习如何做好精简汇报。

练习促使完美(Practise makes perfect),争取做好每一次汇报的机会,不断尝试,肯定会越来越好,并且找到自己一套的呈现方式。当然,过程中你会有更强烈的领悟:越精简汇报,就越困难!

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黄智川

专业会计师与MBA商业硕士。曾任职于四大会计事务所、区域投行、世界五百强企业,以及在本地上市公司与民营企业担任首席财务长(CFO)。热衷于企业策略、金融管理、组织行为等课题;喜欢阅读、聆听、分析、分享。

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