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哎,又开会?

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一些领导总喜欢频密要求开会。一开,就是好几个小时,甚至消耗一整天的时间;一开,就是漫长、毫无目的、方向的,或演变成“聊天会“。

我一位前同事就开玩笑说,他日常的工作安排是:从早到傍晚:开会;晚餐后,才开始“埋头苦干”,协调工作及写报告。单是消耗在开会的时间与精力,已足以让他感觉到精疲力竭,更谈不上什么效率。

事实上,会议应该作为一个协助提升效率的“工具”,而不是作为一个“绑架”员工的负担。

有素质的会议,能确保信息同步,有效的协作并达成共识、产生改变,让公司更有利的运作。总结下来,我觉得有5个主要的考量:

1. 明确开会的必要性与目的:这会议是否必要开?开会的议题和所希望达到的结论,是什么?建议事先与参会者沟通,让大家心中有数,也做好“事前功课”,有备而来;

2. 明确参与会议的角色:会议不是越多人参加就越好,而是只让有必要的人出席。不管是身为主持人、参会者或会议记录者,都需清楚知道自己所代表的身份与角色;

3. 把控好时间:工作会议尽量不超过45-60分钟,抓准时间避免超时。建议清楚阐明会议几点开始、几点结束,每个人、每个议题的时限,做好间中的协调与安排;

4. 确认或搁置结论:会议的目的是沟通与达成结论。若过度超时仍无法达成协意的一些议题,建议可搁置再安排;让各自回去想想,或寻找其它资源和平台进一步解决;

5. 以及会议纪要与跟进: 会议上所作出的一切的决定,必须通过会议纪要记载下来。每个事项需安排跟进人和时限,确保责任到位。

第2点,针对会议主持人的角色,人选最好是个决策者,或是一个可以影响决定过程的代表。除了协调议题讨论以确保不偏离,同时也必须严谨的把关好时间。一个理想的会议主持人更需要做到:愿意聆听参会者不同的声音,并在适当的时刻果断决定。决定什么该谈、什么已不需再谈、做出合理总结、安排事项跟进人与时间点等安排。说起来容易,做起来却是很考验主持功力的。

关于第4点,必须接受不是每一个会议都会达到理想中的结论,一些会议的结论就是还没办法达成共识,需另外寻求突破点。与其纠缠和浪费大家的时间在兜圈或钻牛角尖,暂时搁置无结论的议题,安排再商讨,或通过其它平台例如专题研讨会、设定特殊委员会等方式协调。千万别为了一定要在开会当天达成结论,而草草了事,或通过强硬的手段推进,进而做出不成熟的决定!

当今随着会议的模式逐渐多元化,除了一般传统的面对面会议,也多了线上(例如Zoom, Google Meet 等)会议,甚至是混合(线上与线下)会议的选择。实际上,是更容易随时、随地,随召、随到,一起聚集、讨论、做决策。也正因为这个原因,如何确保有素质的会议就更显重要!会议不需要多,不需要长,关键是要有效!

记得:身为一名领导,千万不好让员工听到开会就感到害怕,就想逃。反而应该做好会议安排的调整,让员工们更深刻体会:会议是可促使他们更清楚公司、团队甚至个人的方向与目标,协助更好的工作和发挥。不然,员工的反应一定是: 哎,又开会?

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黄智川

专业会计师与MBA商业硕士。曾任职于四大会计事务所、区域投行、世界五百强企业,以及在本地上市公司与民营企业担任首席财务长(CFO)。热衷于企业策略、金融管理、组织行为等课题;喜欢阅读、聆听、分析、分享。

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