面对眼前日益变长的待办事项列表，我不禁有种瘫痪的感觉。一件事未完，接一通电话马上又多了两件。装载列表的手机好像越来越重，叫心情不胜重负，干脆丢下列表看电视去，拖一拖再说。也不是不知道的，迟早还是要面对现实，到时又更觉懊恼。
你使用工作列表吗？把完成事项划掉的感觉十分良好，工作列表理应可减压。大卫.艾伦的Getting Things Done（GTD）工作系统以列表为主要工具，他说压力源自积累脑中的待办事项，只要把工作项目输出脑袋，卸载到工作列表上，压力就减除了。我奉行GTD多年，最终发现艾伦只对了一半。为什么这个减轻压力的工具，反而成为压力之源呢？
工作列表的一大毛病是：轻描淡写的一行字，视觉上无法明确显示隐含的工作量。当所记录的工作项目过多，便不能一眼辨知究竟需时多寡。没有数据，心里就只有一团模糊的感觉——工作排山倒海啊！本能反应是逃，拖延症如此养成。
艾伦并非没有方案处理列表的缺点，他建议工作项目依境况分类，比如说有些事项只能在家里做，就列在“住家”列表，在家就只看这个列表，不让其他无法进行的事项干扰。但他发表GTD时是2002年，境况分类如今已没什么意义了，因为只要有网路几乎什么事项都能进行，科技让我们的能力提升，同时也消灭了“现在不能做”的借口，压力反而增加。
列表还有另一个问题，就是缺乏结构。它不是完整的计划，没有说明项目之间的关系，以及事情该执行的先后。项目一多，看起来就像一个巨大的毛线团，千丝万缕不知从何下手，于是我又更感高压，要去看电视了。
要怎样改善工作列表呢？我需要这个工具，总不能一直惧怕它呀！第一个升级的办法是让列表显示时间成本，配合行事历一起使用，为每一项表单内的工作，在行事历上标记所需的处理时间。以前，在我的工作列表上“供稿《访问》”只有一行字，现在我会在行事历上圈出某个周末的两小时，专为《访问》写作。
这有视觉上的好处，每项工作占多少时间，在行事历上一目了然；此外还有执行上的好处，我清楚决定了在什么时间进行什么事，不像工作列表只记录到期时间。而且，我能认清重要的事实：时间有限。把工作项目加入列表时总有错觉，以为自己是超人，一天可完成许多事项。可是，当我老老实实地把时间表排出来，就能清楚明白写稿的那两小时就只能写稿，不可能做其他事了，这天就少了两小时。
如此排一排，整个星期每天每个时段该做什么都一清二楚，一天开始，照计划进行就是了，行事历就像督促我的教练。如果有谁要约见我或交给我新任务，一看行事历就知道还有没有空档，不会轻易答应。我的行事历不再只记录和他人的约定，也记录和自己的约定，而且以此为先，不要难为未来的自己。
这也不是什么崭新的概念，在史提芬.柯维的《与时间有约》中便提出过。这十多年来为了应付工作，我实践过好几种工作系统，此为其一，没有继续使用是因为嫌它多添一重把工作填入行事历的麻烦。但是，现在我意识到没把时间精细地规划好，后来更麻烦，于是再把这系统从记忆中调出来，调整一下重新使用。何况，我猜想现在总有人研发出这类app了吧？搜寻一下果然让我找到Reclaim.io，能自动为工作列表中的事项安排时段，同步到谷歌行事历。
这系统有效吗？好像还不错，至少我现在不再觉得瘫痪了，也比较能适当地应付他人的要求。比如说刚才有人约我开会，我能清楚看到只有五天后下午才有时间，其他时段都必须先忙其他事情，我得遵守和自己的约定。希望这个系统也能帮助你，如果你试用，请告诉我效果如何。
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