一些领导总喜欢频密要求开会。一开，就是好几个小时，甚至消耗一整天的时间；一开，就是漫长、毫无目的、方向的，或演变成“聊天会“。
我一位前同事就开玩笑说，他日常的工作安排是：从早到傍晚：开会；晚餐后，才开始“埋头苦干”，协调工作及写报告。单是消耗在开会的时间与精力，已足以让他感觉到精疲力竭，更谈不上什么效率。
事实上，会议应该作为一个协助提升效率的“工具”，而不是作为一个“绑架”员工的负担。
有素质的会议，能确保信息同步，有效的协作并达成共识、产生改变，让公司更有利的运作。总结下来，我觉得有5个主要的考量：
1. 明确开会的必要性与目的：这会议是否必要开？开会的议题和所希望达到的结论，是什么？建议事先与参会者沟通，让大家心中有数，也做好“事前功课”，有备而来；
2. 明确参与会议的角色：会议不是越多人参加就越好，而是只让有必要的人出席。不管是身为主持人、参会者或会议记录者，都需清楚知道自己所代表的身份与角色；
3. 把控好时间：工作会议尽量不超过45-60分钟，抓准时间避免超时。建议清楚阐明会议几点开始、几点结束，每个人、每个议题的时限，做好间中的协调与安排；
4. 确认或搁置结论：会议的目的是沟通与达成结论。若过度超时仍无法达成协意的一些议题，建议可搁置再安排；让各自回去想想，或寻找其它资源和平台进一步解决;
5. 以及会议纪要与跟进： 会议上所作出的一切的决定，必须通过会议纪要记载下来。每个事项需安排跟进人和时限，确保责任到位。
第2点，针对会议主持人的角色，人选最好是个决策者，或是一个可以影响决定过程的代表。除了协调议题讨论以确保不偏离，同时也必须严谨的把关好时间。一个理想的会议主持人更需要做到：愿意聆听参会者不同的声音，并在适当的时刻果断决定。决定什么该谈、什么已不需再谈、做出合理总结、安排事项跟进人与时间点等安排。说起来容易，做起来却是很考验主持功力的。
关于第4点，必须接受不是每一个会议都会达到理想中的结论，一些会议的结论就是还没办法达成共识，需另外寻求突破点。与其纠缠和浪费大家的时间在兜圈或钻牛角尖，暂时搁置无结论的议题，安排再商讨，或通过其它平台例如专题研讨会、设定特殊委员会等方式协调。千万别为了一定要在开会当天达成结论，而草草了事，或通过强硬的手段推进，进而做出不成熟的决定！
当今随着会议的模式逐渐多元化，除了一般传统的面对面会议，也多了线上（例如Zoom, Google Meet 等）会议，甚至是混合（线上与线下）会议的选择。实际上，是更容易随时、随地，随召、随到，一起聚集、讨论、做决策。也正因为这个原因，如何确保有素质的会议就更显重要！会议不需要多，不需要长，关键是要有效！
记得：身为一名领导，千万不好让员工听到开会就感到害怕，就想逃。反而应该做好会议安排的调整，让员工们更深刻体会：会议是可促使他们更清楚公司、团队甚至个人的方向与目标，协助更好的工作和发挥。不然，员工的反应一定是： 哎，又开会？
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