近期，给团队做了一个关于效率的内部培训。身为会计师，我喜欢把效率形容为：所付出的资源，与所获得的回报的对比率。资源如资金、时间、精力等，对比所取得的成果，两者之间的对比值越高，就代表越有效率！
为什么效率那么重要？因为它代表着竞争力。实际上，工作效率的高低也直接体现一个人的工作能力，一支团队，甚至一家公司的管理水平，以及接下来其发展的可能性。
那该如何提高效率？我总结并提出了10个值得参考的方式，让大家去思考：
1. 做任何事，先计划再行动 ：计划好才启动，千万不要盲目行动，走了“冤枉路”再做打算！事情的优先等级，该放多少时间、资源，需达到什么样的效果，都是重要考量。
2. 做好时间管理 ：针对不同的工作性质，把一天、一周甚至一个月分配成不同大小的时间块（Time blocks）。每一个时间块专注做好一件事，不分心、不被打扰，也不延误！
3. 标准化工作程序：通过不断优化的标准流程、规范操作，加强个人、团队及组织的工作纪律，避免太多临时安排（ad hoc），或习惯性的“救火似”安排（Fire Fighting）。
4. 善用科技、效率工具：不是之前怎么做，现在就怎么做！要不断发掘、学习并使用新的效率工具与新科技，例如Zoom、Cloud、 Dropbox等，看看如何可以更快、更有效的达到目的。
5. 安排适时、适当的休息：工作了60、90分钟就安排休息10、15分钟；若感觉压力、不适情绪，就出去“透透气”；提早计划好年假，陪陪家人、友人或自我 。机器人也需要休息，更何况是你！
6. 加强有效沟通：不要“想当然”，多“面对面”去沟通，避免通过文字信息来解决问题，或产生不必要的误解。沟通技巧很重要，多学以致用，有利于建立彼此在工作上的信任与默契, 以及促进有效沟通！
7. 学习协作与委托：别只会自己埋头苦干，学习通过协作与委托方式与他人合作，让团队一起完成事务与成长！学习相信团队，因为1+1的效益不一定大于2，但肯定不止1。而且效率不一定是立即产生的，而是一个长期的效果。
8. 相互正面反馈：从上至下，从下至上，甚至纵横（既同事之间、跨部门）沟通；多给予正面鼓励，而非指责或怪罪；提供大家一个可以放心与即时反馈的环境，很重要！
9. 通过绩效驱动：针对组织绩效，需要加大效率的权衡，通过更系统的方式去奖励高效的表现或项目；对于个人，则可通过不断的自我监视、鞭策、要求，并奖赏自己不错的表现。
10. 善用80/20法则：很努力但不被赏识？帕累托法则提出：80%的产出、结论、收源，源自20%的投入、起因、努力；你是否有把主要资源放在最大生产力的投入上？还是只是努力的让自己“忙、盲、茫”而已？
针对第十点：善用80/20法则，是个人、团队或公司在创造更高效率与价值体现的一个重要突破点。找出关键的20%，将多数资源调配、运用在对的地方，达到效益最大化。研究发现，80%的问题源自20%的源头， 80%的资源由20%员工创造、80%的利润来自20%重要客户……所以不要盲目的相信只要更努力、上进，就会有更好的回报！
当然，我们在培训里聊得最多的话题是：是否做事越快，就越有效率？其实还不一定呢！时间，当然是一个重要的输入条件，但是——
1. 是否为了加快速度完事，而耗费了更大的精力、金钱，甚至占用了其它方面的资源？
2. 失误率是否正常？有没有出现更多的不完善之处，而必须重做？
3. 是否有误判，低估了客户、老板的预期效果？他们对结果满意吗？
所以，作为领导，不要认为事事都要快，快就是有效率！作为员工，也不要觉得“快手快脚“就是好表现，其实并不然！如何做到提高效率，实际上，是一个持续不断的学习过程；而并非一个”快”所能够得出来的结果。与大家共勉之！
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